インターン生としても新入社員としても、新人の仕事は教わることです。
メモ魔(メモを取りまくる人)になって１度教わったら２度目から完璧にできる新人を目指しましょう！
教わる準備をしよう！
インターン生としても社員としても新人の仕事は仕事を学ぶことです。
そのためには上手く教わるスキルが絶対不可欠と言えるでしょう。
そう、教わるのにもスキルが必要なのです！
先輩上司は教えるプロではないことを認識しよう！
だいたい９割くらいの先輩上司は教えるのがへたくそです。
業務をうまく遂行することと、それを整理して教えることはかなり違う能力が必要になることが多いです。
”教える”ことを自分の業務だとは考えない人が多いと考えておくと気が楽です。
基本的には先輩上司は”余分な仕事”を自分のためにやってくれているのだと考えて感謝して教わりましょう。
新人のうちは特にそうですが、教えてもらわなければ生き残れません。
先輩や上司に余分な仕事をしてもらうために必要なものは何でしょうか。
それは時間です。特に、すでに１人前の業務を担当している上司や、先輩が新人に教えるための持ち時間はあまりありません。
気持ちよく教えてもらうために重要なことは、先輩上司に教える時間を持ってもらうことです。
ポイントは２つです。
- 先輩、上司の業務のうち、自分でもできる仕事は率先して行う
- 先輩上司の状態をよく観察して、余裕のあるタイミングで質問する
自分でもできるような雑用は全てやって先輩に教える時間を作ってもらえるように意識していきましょう。
また、タイミングよく質問することで、上司や先輩の負担をできるだけ少なくしていくことも意識してみてください。
教わったことをメモ帳に、まとめノートはマニュアルを作るつもりで
教わったことを自分のものにするためには、まず何を教わったかをきちんとメモすることです。
教わっている最中、教わった直後には理解できていたことが、その作業を終えた瞬間に記憶から抜けてしまう、ということはよくあります。
人間の脳は忘れるようにできているのです。
忘れないようにメモ帳を準備しましょう！
ちなみにメモ帳はA5サイズをお勧めします。
携帯できる大きさの中で一番大きいサイズだと思われるからです。
仕事によってはもっと大きいサイズでも大丈夫だったり、もっと小さいサイズでないと携帯できなかったりしますので、状況に合わせて選択してください。
例えば事務系でデスクワークが中心なのであれば１まわり大きいサイズを、営業などで外回りや移動が多い場合は１まわり小さいサイズを、といった具合です。
立って書くことが多ければ表紙が丈夫なノートだとふにゃふにゃせず書きやすいことでしょう。
このメモ帳はとにかく言われたことを書きまくります。
何が重要かを自分で判断することも大切ですが、作業に入る前に重要なことは分からないことが多いので、できるだけ言われたことをたくさん書くようにするのがおすすめです。
次にノートを準備します。
B5かA4がおすすめです。ノートの大きさは思考の大きさとリンクしますので、大きめがいいです。
先ほどメモ帳には言われたことをできるだけ多く書くと伝えました。
なぜかというと、教える側も教えるプロではないので、きれいに順序通り教えてくれない場合が多いという理由があります。
メモ帳とは別にまとめノートを作ることで、分かりやすく情報をまとめられる効果と、復習して記憶を整理定着させることができます。
まとめノートはあとあと気づいた点などを追加できるようにできるだけ余白を多くとるようにしましょう。
どんなに簡単に思える仕事でも、数回やるうちに必ず自分なりの新しい情報が出てきます。
また、逆に新しい情報をあまり書き込んでいない、という場合は、もっと考えて業務を行う必要があると考えましょう。
メモ帳は乱雑でいいですが、まとめノートはできるだけ整理して仕事の流れが見えるように作りましょう。
自分が先輩になったときに後輩にマニュアルとして渡せるようなものを目指すといいですね。
メモ帳、まとめノートともに、疑問質問が出てきたときはすぐにメモします。
先述しているように質問のタイミングは気持ちよく教えてもらう上でかなり重要です。
質問用のペンの色などを決めておくとあとでしっかり質問できます。
教わり方の流れ
上手く教わるためには順序よくタイミングよく行うことが重要です。
最初の１か月はボーナス期間
基本的な流れは下記です。
- 先輩、上司の時間を作る
- メモを取りまくる
- まとめノートにまとめる
- 疑問質問を確認する
- まとめノートの確認をしてもらう
１から順番にやることが重要です。
最初のほうは先輩や上司の時間を作るのは難しいですが、１か月程度は積極的に時間を作ってもらえる場合が多いです。
ボーナス期間です！
ボーナス期間のうちに新人でもできる雑用をできるだけ手伝えるようにすることで、関係も良好になり、のちのち教える時間を取ってもらえるようになります。
まとめノートは必ず確認してもらう
まとめノートは必ず確認してもらうようにしましょう。
教わった手順を飛ばしてしまっていたり、勘違いしていた李ということはよくあることです。
間違ったまま覚えてしまわないためにも定期的に確認してもらうようにしましょう。
理想は、毎日でも隔日でも週１でもいいので、直接教えてくださる方に確認してもらう日を提案して定期的に時間を取ってもらうことです。
飛び込みの仕事はより手間がかかりますが、最初から決めていれば先輩や上司の予定も立ちやすいですし、あなたとしても心づもりができるので、いいことばかりです。
ちなみにまとめノートを確認してもらうことはもう
まとめノートを確認してもらうことで、あなたの理解度を教えてくれる方に把握してもらえます。
そうすることで教える側と教わる側のギャップを減らすことができるので、互いに無駄な時間を減らすことができます。
相対的にあなたの理解度が高ければ新しい業務がもらえる可能性が上がりますし、低ければフォローしてもらえます。
意外と教える側と教わる側のギャップは大きいものですよ。
教わる方法まとめ
教わることだけでなく、相手の気持ちを考えること、相手と自分とのギャップをしっかり確認していくことはビジネスやコミュニケーションの基本です。
何かをやって欲しいなら相手のやって欲しいことを考える姿勢は全ての仕事に通じます。
教わることを通して、この基本スキルを身につけてみてください。
早く独り立ちして活躍できることをお祈りしています。
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